Terug

Verander samen op de werkvloer

"Onlangs kwam ik in een online forum over Office 365 een vraag om hulp tegen. De vraag was van iemand die in een organisatie een groep begeleidt bij de verandering van een IBM naar Microsoft platform voor samenwerken. Bij een dergelijke verandering treedt meestal weerstand op" (HR zone)

Met het nieuwe gereedschap kan iets zus of zo niet, terwijl met het oude gereedschap dat nou juist zo goed ging. Hoe ga je om met deze weerstand?

Een praktijkvoorbeeld: Skype voor Business vervangt IBM Sametime

Skype for Business vervangt IBM Sametime binnen een bepaalde organisatie. Sametime en Skype for Business hebben allebei een chatmogelijkheid en ze bieden vergelijkbare opties. Er is een groep die Sametime naar hartelust gebruikt en de hulpvrager is huiverig om deze groep te begeleiden in de verandering omdat Sametime drie functies heeft die Skype for Business niet biedt:

  1. Een (zelfgemaakt) bewegend plaatje in een chat sturen.
  2. Een ingebouwde ‘snipper tool’ om een plaatje van je scherm te kunnen maken en deze in een chatbericht te sturen.
  3. Een aantal statusberichten kunnen opslaan, zodat je gemakkelijk een standaardberichtje kunt tonen als je bijvoorbeeld wisselt naar de status ‘in vergadering’, of ‘afwezig’.

Overtuigen op feiten: kamperen of kramperen? 

Stel je eens voor dat je graag op vakantie gaat en je bent gesteld op een zekere mate van comfort. Je wilt graag een badkamer, keuken en een eigen wasmachine. Een vriendin doet het echter heel anders en probeert jou te overtuigen van de voordelen van eenvoudig kamperen. Je bent dan helemaal in direct contact met de natuur, je bent echt even uit de normale omstandigheden van thuis waar je ook over alle comfort beschikt, er is altijd een gemeenschappelijke wasgelegenheid aanwezig op een camping en het is nog veel goedkoper ook! Laat jij je overtuigen door je vriendin? Waarschijnlijk niet. Integendeel, je wordt eerder defensief. Want je bent gewoon tevreden met hoe je het altijd doet. De argumenten van je vriendin doen je wellicht niets, omdat jij minder belang hecht aan de punten die zij aandraagt. En je hebt al helemaal geen zin om te veranderen!

Natuurlijk verloop bij verandering

Bij elke technologische verandering zie je dezelfde chronologie van acceptatie: een kleine groep Innovators zal gemakkelijk en als eerste meegaan in de verandering. Maar de meeste mensen zullen pas veel later meegaan in de verandering (Early Majority en Late Majority). Dit zijn de individuen en groepen met toenemende weerstand over bijvoorbeeld een ontbrekende functionaliteit in het nieuwe gereedschap hebben (de gele S-curve). De weerstand die deze groep toont, is dus heel normaal.

Beerendonk figuur1

Figuur 1 Adoptie curve en S-curve (Rogers (Diffusions of Innovations, 1962)

De volgorde waarin groeperen een technologische verandering adopteren (blauwe curve), en de toenemende weerstand die optreedt (gele S-curve).

Buig de weerstand om naar veranderbereidheid

In plaats van de toegewijde gebruikers van Sametime (het oude gereedschap) te vrezen, kun je ze juist zien als een betrokken groep! Als je ze eenmaal over de streep hebt getrokken, zijn het goede ambassadeurs voor de nieuwe manier van werken.

Om nieuw gedrag (Skype for Business gaan gebruiken) succesvol te implementeren, spelen 3 motivaties een rol: attitude (willen veranderen), subjectieve norm (moeten veranderen) en controle (kunnen veranderen). Elke motivatie heeft weer onderliggende bronnen van veranderbereidheid.

Je kunt weerstand vanuit een negatief of een positief model benaderen. In plaats van het bestrijden van en vechten tegen weerstand door te overtuigen (door onderhandelen, manipuleren, afdwingen), is het begrijpen van en omgaan met weerstand (communiceren, participeren, faciliteren) een veel effectievere manier om de groep te bewegen Skype for Business te gaan gebruiken. De uiting van afkeuring kun je zien als weerstand (werken tegen weerstand) of als uiting van betrokkenheid (werken met weerstand).

Proberen te overtuigen van de kwaliteit van Skype for Business, gebaseerd op feitelijke informatie over functionaliteit, zal weinig voedingsbodem vinden, omdat de weerstand een emotionele bron heeft.

Doe het samen

Een veel betere methode zou zijn om een interactieve workshop te organiseren, waar de groep zelf creatieve oplossingen voor haar probleem kan gaan ontdekken. Hiermee toon je begrip van de weerstand, en laat je ruimte voor kritiek. Tijdens de workshop verkent de groep de functionaliteit van Skype for Business. Geef als opdracht voor hun eigen ‘probleem’ een oplossing te verzinnen.

Heb jij ook wel eens te maken gehad met weerstand? En hoe heb je dit aangepakt?

Bron: HR zone

temp content

even geduld a.u.b.